Flight Disruption Survival Kit

Subject: Refund request under 14 CFR Part 260 — [CONFIRMATION CODE]

To whom it may concern,

I am writing about flight [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], scheduled for [FLIGHT DATE], booked under confirmation code [CONFIRMATION CODE] in the name [YOUR NAME].

[WHAT HAPPENED].

I am not accepting the alternative transportation, voucher or travel credit offered. I am requesting a refund of the unused portion of my ticket, including taxes and any ancillary fees paid for services I did not receive, in the amount of [AMOUNT PAID].

Under 14 CFR § 260.6, a carrier must provide a refund where a flight is cancelled or significantly changed and the passenger does not accept the alternative offered. I am exercising that right rather than accepting a credit.

Please issue the refund to the original form of payment, as required by 14 CFR § 260.2. I understand that provision to require a refund within 7 business days for a credit card purchase and within 20 calendar days for other payment methods.

Please confirm in writing that the refund has been processed. If it is not, I will file a complaint with the US Department of Transportation Aviation Consumer Protection Division.

Sincerely,
[YOUR NAME]

Asunto: Solicitud de reembolso conforme a 14 CFR Parte 260 — [CONFIRMATION CODE]

A quien corresponda:

Escribo en relación con el vuelo [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], programado para el [FLIGHT DATE], reservado con la clave [CONFIRMATION CODE] a nombre de [YOUR NAME].

[WHAT HAPPENED].

No acepto el transporte alternativo, el vale ni el crédito de viaje ofrecidos. Solicito el reembolso de la parte no utilizada de mi boleto, incluidos impuestos y cualquier cargo accesorio pagado por servicios que no recibí, por un monto de [AMOUNT PAID].

Conforme a 14 CFR § 260.6, la aerolínea debe otorgar el reembolso cuando un vuelo se cancela o se modifica de forma significativa y el pasajero no acepta la alternativa ofrecida. Ejerzo ese derecho en lugar de aceptar un crédito.

Le solicito emitir el reembolso a la forma de pago original, según lo exige 14 CFR § 260.2. Entiendo que esa disposición exige el reembolso en un plazo de 7 días hábiles para compras con tarjeta de crédito y de 20 días naturales para otros medios de pago.

Le pido confirmar por escrito que el reembolso fue procesado. De no ser así, presentaré una queja ante la Aviation Consumer Protection Division del Departamento de Transporte de Estados Unidos.

Atentamente,
[YOUR NAME]

Subject: Claim under Article 47 Bis of the Mexican Civil Aviation Law — [CONFIRMATION CODE]

To whom it may concern,

I am writing about flight [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], scheduled for [FLIGHT DATE], booked under confirmation code [CONFIRMATION CODE] in the name [YOUR NAME]. The ticket price was [TICKET PRICE].

[WHAT HAPPENED].

Under Article 47 Bis, section V of the Mexican Civil Aviation Law, where a flight is cancelled or delayed more than four hours for a reason attributable to the carrier, the choice of remedy belongs to the passenger: a refund of the ticket or of the unflown portion; transport on the next available flight; or transport on a later date to the same destination.

I elect: [CHOSEN REMEDY].

Where the passenger takes the refund or the later-date option, the carrier additionally owes an indemnification of no less than 25% of the ticket price or of the unflown portion. I am claiming that indemnification.

I understand the indemnification must be settled within ten calendar days of this claim.

Please confirm in writing. If I do not receive a satisfactory response, I will file a complaint with PROFECO, the Mexican federal consumer protection agency.

Sincerely,
[YOUR NAME]

Asunto: Reclamación conforme al Art. 47 Bis de la Ley de Aviación Civil — [CONFIRMATION CODE]

A quien corresponda:

Escribo en relación con el vuelo [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], programado para el [FLIGHT DATE], reservado con la clave [CONFIRMATION CODE] a nombre de [YOUR NAME]. El precio del boleto fue de [TICKET PRICE].

[WHAT HAPPENED].

Conforme al artículo 47 Bis, fracción V, de la Ley de Aviación Civil, ante una cancelación o un retraso superior a cuatro horas por causa atribuible al concesionario o permisionario, corresponde al pasajero elegir entre: el reembolso del boleto o de la parte no realizada del viaje; el transporte en el siguiente vuelo disponible; o el transporte en fecha posterior hacia el mismo destino.

Elijo: [CHOSEN REMEDY].

Adicionalmente, cuando el pasajero opta por el reembolso o por el transporte en fecha posterior, la aerolínea debe pagar una indemnización no inferior al 25% del precio del boleto o de la parte no realizada del viaje. Reclamo dicha indemnización.

Entiendo que la indemnización debe cubrirse dentro de un plazo máximo de diez días naturales contados a partir de esta reclamación.

Le solicito confirmar por escrito. En caso de no recibir respuesta satisfactoria, presentaré una queja ante la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO).

Atentamente,
[YOUR NAME]

Subject: Denied boarding compensation due under 14 CFR Part 250 — [CONFIRMATION CODE]

To whom it may concern,

On [FLIGHT DATE] I held a confirmed reservation on flight [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], under confirmation code [CONFIRMATION CODE] in the name [YOUR NAME]. The flight was oversold and I was denied boarding involuntarily. I did not volunteer to give up my seat.

My original flight was scheduled to arrive at [ORIGINAL ARRIVAL TIME]. The alternative transportation offered was planned to arrive at [ACTUAL ARRIVAL TIME]. The fare to my destination was [ONE-WAY FARE].

Under 14 CFR § 250.5, denied boarding compensation is calculated as a percentage of the fare to my destination or first stopover, subject to the liability limits in force. Those limits are $1,075 and $2,150, as revised at 89 FR 84818 effective 22 January 2025. Please calculate the amount due on the arrival delay stated above and confirm the figure.

Under 14 CFR § 250.8, that payment is due by cash or immediately negotiable cheque on the day and at the place the denied boarding occurred, or within 24 hours by mail where the alternative transportation departed before payment could be prepared. I did not receive payment.

I was not given the disclosures required by 14 CFR § 250.5(c) before any travel credit was offered. I decline any voucher, travel credit or free transportation in lieu of payment, and I am requesting the cash or cheque payment as provided by § 250.5(c)(2).

Please confirm the amount and the date of payment in writing. If payment is not made, I will file a complaint with the US Department of Transportation Aviation Consumer Protection Division.

Sincerely,
[YOUR NAME]

Asunto: Compensación por denegación de embarque conforme a 14 CFR Parte 250 — [CONFIRMATION CODE]

A quien corresponda:

El [FLIGHT DATE] tenía una reservación confirmada en el vuelo [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], con la clave [CONFIRMATION CODE] a nombre de [YOUR NAME]. El vuelo estaba sobrevendido y se me denegó el embarque de forma involuntaria. No me ofrecí voluntariamente a ceder mi asiento.

Mi vuelo original tenía llegada programada a las [ORIGINAL ARRIVAL TIME]. El transporte alternativo ofrecido llegaría a las [ACTUAL ARRIVAL TIME]. La tarifa a mi destino fue de [ONE-WAY FARE].

Conforme a 14 CFR § 250.5, la compensación por denegación de embarque se calcula como un porcentaje de la tarifa a mi destino o primera escala, sujeto a los límites de responsabilidad vigentes. Esos límites son $1,075 y $2,150 USD, según la revisión publicada en 89 FR 84818, vigente desde el 22 de enero de 2025. Le solicito calcular el monto debido con base en el retraso de llegada indicado y confirmar la cifra.

Conforme a 14 CFR § 250.8, ese pago debe hacerse en efectivo o mediante cheque de cobro inmediato el mismo día y en el lugar donde ocurrió la denegación de embarque, o dentro de 24 horas por correo cuando el transporte alternativo partió antes de poder preparar el pago. No recibí ningún pago.

No se me proporcionaron las divulgaciones que exige 14 CFR § 250.5(c) antes de ofrecerme cualquier crédito de viaje. Rechazo cualquier vale, crédito de viaje o transporte gratuito en lugar del pago, y solicito el pago en efectivo o cheque conforme al § 250.5(c)(2).

Le pido confirmar por escrito el monto y la fecha de pago. Si el pago no se realiza, presentaré una queja ante la Aviation Consumer Protection Division del Departamento de Transporte de Estados Unidos.

Atentamente,
[YOUR NAME]

Subject: Baggage claim and refund of checked bag fee — file [FILE REFERENCE], booking [CONFIRMATION CODE]

To whom it may concern,

On [FLIGHT DATE] I travelled on flight [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], under confirmation code [CONFIRMATION CODE] in the name [YOUR NAME]. My checked bag was not delivered as required. The baggage service report reference is [FILE REFERENCE]. Time between arrival of the final segment and delivery of the bag: [HOURS DELAYED].

First, the checked bag fee. I paid [BAG FEE PAID] to transport that bag. Under 14 CFR § 260.5 a carrier must provide a prompt refund of the fee charged to transport a checked bag that is lost or significantly delayed, and § 260.2 defines a significantly delayed bag as one not delivered within 12 hours of the last segment's arrival on a domestic itinerary, or within 15 or 30 hours on an international itinerary depending on segment length. That refund is required to be prompt and automatic and is not conditional on the claim below.

Second, the loss itself. The following items were in the bag:

[ITEMISED LIST]

I am claiming the provable direct and consequential loss set out above. I am not asserting a fixed statutory sum. For a domestic itinerary, 14 CFR § 254.4 prohibits limiting liability to less than $4,700 per passenger, as amended at 89 FR 84819. For international carriage, article 22(2) of the Montreal Convention sets the limit at 1,519 Special Drawing Rights per passenger following the ICAO review effective 28 December 2024. For carriage wholly within Mexico, article 62 of the Ley de Aviación Civil sets 150 UMA for checked baggage. Please apply whichever governs this itinerary and confirm which one you have applied.

Please confirm in writing the amount of the bag fee refund, the date it will be issued, and your assessment of the claim above. If the bag has not been located, please confirm the date it was declared lost.

Sincerely,
[YOUR NAME]

Asunto: Reclamación por equipaje y reembolso de la tarifa de documentación — reporte [FILE REFERENCE], reservación [CONFIRMATION CODE]

A quien corresponda:

El [FLIGHT DATE] viajé en el vuelo [FLIGHT NUMBER], [ROUTE], con la clave [CONFIRMATION CODE] a nombre de [YOUR NAME]. Mi equipaje documentado no fue entregado como corresponde. El número de reporte del servicio de equipaje es [FILE REFERENCE]. Tiempo entre la llegada del último segmento y la entrega de la maleta: [HOURS DELAYED].

Primero, la tarifa de documentación. Pagué [BAG FEE PAID] por transportar esa maleta. Conforme a 14 CFR § 260.5, la aerolínea debe otorgar un reembolso pronto de la tarifa cobrada por transportar equipaje documentado que se pierda o se demore significativamente, y el § 260.2 define esa demora como la no entrega dentro de 12 horas desde la llegada del último segmento en itinerarios nacionales, o dentro de 15 u 30 horas en itinerarios internacionales según la duración del segmento. Ese reembolso debe ser pronto y automático, y no depende de la reclamación siguiente.

Segundo, la pérdida. La maleta contenía lo siguiente:

[ITEMISED LIST]

Reclamo la pérdida directa y consecuente comprobable que detallo arriba. No estoy exigiendo una suma legal fija. Para itinerarios nacionales de Estados Unidos, 14 CFR § 254.4 prohíbe limitar la responsabilidad a menos de $4,700 USD por pasajero, según la reforma publicada en 89 FR 84819. Para transporte internacional, el artículo 22(2) del Convenio de Montreal fija el límite en 1,519 Derechos Especiales de Giro por pasajero, tras la revisión de la OACI vigente desde el 28 de diciembre de 2024. Para transporte totalmente dentro de México, el artículo 62 de la Ley de Aviación Civil fija 150 UMA por equipaje documentado. Le solicito aplicar el régimen que corresponda a este itinerario y confirmar cuál aplicó.

Le pido confirmar por escrito el monto del reembolso de la tarifa, la fecha en que se emitirá, y su valoración de la reclamación anterior. Si la maleta no ha sido localizada, le pido confirmar la fecha en que se declaró perdida.

Atentamente,
[YOUR NAME]